במאמר זה ריכזנו 7 שגיאות נפוצות שעסקים קטנים נוהגים לעשות, והסברנו איך חברת שרותי IT לעסקים קטנים יכולה לעזור בפתרונן.
עסקים קטנים צריכים לרכז את זמנם ומאמציהם בהתמחות מקצועית בעסק שלהם. בקצב המואץ בו מתנהלת הסביבה העסקית שלנו, עסקים נדרשים לתגובה מהירה מאוד ונגישות מיידית בכל שעות העבודה ולעיתים אף מעבר לכך המערכות הטכנולוגיות צריכות לתמוך בכך באופן יעיל ככל שניתן ולהיות דינמיות ומעודכנות בהתאם לקצב השינויים העסקיים הסובבים אותנו. לא כל בעלי העסקים הם בעלי יכולת טכנולוגית מספקת, וכתוצאה מכך רבים מהם מבצעים טעויות ניהוליות המכשילות את מערכת המחשוב שלהם שהיא בעצם התשתית להתנהלות העסקית הכוללת.
תמיכה טכנית לא מספקת
מתוך ניסיון להתנהל ללא תמיכה טכנית לעסקים, רבים מבעלי העסקים נעזרים בקרוב משפחה, בחבר או באחד העובדים הצעירים שהוא פריק משחקים וגימיקים טכנולוגיים. במקרים אלה הרכישות ייעשו דרך רשתות שיווק להמונים במגזר הפרטי ובהתאם יהיה גם שירות התמיכה בתקלות או בעת משברים. זמן התגובה יהיה ארוך, והתיקונים יתבצעו במעבדות הרשתות/היבואנים ללא שום התחשבות באובדן נתונים או בדחיפות העסקית לנושא.
עסקים קטנים זקוקים לשותפים טכנולוגיים מהימנים בעלי ידע בטכנולוגיות קיימות ובהפעלתן במגזר העסקי תוך כדי נכונות לפעולה מידית הכוללת התנהלות מונעת ורשת ביטחון טכנולוגית למקרה של תקלות, משברים, חבלות או פריצות. התוצאה היא כמעט תמיד חסכונית יותר, יעילה יותר ורווחית עבור העסק.
סוגיות של חומרה
מתוך ניסיון לצמצם עלויות רכישה החומרה נרכשת בכל פעם מספק אחר, חומרה שונה ללא ביצוע סטנדרטיזציה שלה.
המנהלים משדרגים את המחשב שלהם לחומרה חדשה וחזקה ומגלגלים את המחשב הישן יותר לעובדים אחרים שלעיתים עובדים במהלך כל היום מול מחשב. פועל יוצא של גישה זו הוא בזבוז מהותי של זמן עבודה ועיכובים.
יועץ מחשוב, הנותן שרותי IT, ישלב במכלול השיקולים את הצרכים הטכניים של העובד לטובת יציבות המערך וצמצום זמן השבתה, ועד שיקולים לטובת עבודה מהירה יותר ומניעה של תסכול העובד ממחשוב איטי ומעכב.
סוגיות של תוכנה
מתוך רכישה של מרכיבי מחשוב בכל פעם מספק אחר, ללא יד מרכזת, העסק לעיתים מורכב ממגוון תוכנות בגרסאות שונות עם תנאי רישוי שונים ותאריכי חידוש שאינם בקו אחד. הסלט שנוצר מקשה מאוד על שמירה, חידוש בזמן וניצול הרישוי, שלא נדבר על חוסר תאימות בקבצים שנוצרו בעסק עצמו.
ריכוז המידע ורכישת מוצרים המאפשרים יישור קו של רכישות וגרסאות למועד בודד מקל את השליטה, העבודה ואפילו את הבקרה הכספית על הסוגיה.
מעבר לכך, יש לשקול תמיד את נושא המעבר לגרסאות חדשות יותר. בהרבה מקרים ישולבו בגרסאות החדשות תכונות והתאמות לסביבה מתקדמת טכנולוגית שיוכלו לשפר את ביצועי העובדים והעסק בהיבט תקשורת נוחה יותר, ניצול זמן, בקרה ושליטה משופרים ועוד היבטים ניהוליים המשפיעים בסופו של דבר על רווחיות העסק.
תוכנה לא חוקית
היקפי תופעת התוכנות הלא חוקיות הצטמצמו מהותית בשנים האחרונות. יצרני התוכנות עברו לקו אגרסיבי יותר הן בנעילת התוכנות באמצעות טכנולוגיות של רישום והפעלת המוצרים והן בתביעות כנגד עבריינים.
עדיין, אנו מוצאים מקרים בהם עסקים רוכשים מוצרים שעליהם מותקנות תוכנות לא חוקיות. התחרות העסקית בקרב המשווקים יוצרת מוטיבציה בקרב חלק מהם לנצל פרצות שהלקוחות אינם בקיאים בהן ולמכור מוצר עם תוכנה לא חוקית או תוכנות ברישוי מוגבל זמנית, וזאת על מנת להשלים עסקה עם הלקוח ללא התחשבות בהוצאות העתידות לבוא.
אנו כאן להצהיר באופן חד משמעי ושאינו נתון למחלוקת: תוכנות לא חוקיות הן יקרות מאוד!
ניסיוננו הרב מצביע על עלויות תיקון נזקים ושדרוגים של תוכנות שנחסמו גבוהות בעשרות מונים מעלות הרכישה המקורית וזאת ללא תמחור כספי של עלויות ההשבתה והפגיעה בעסק ועובדיו.
עסקים חייבים להבין כי אין קיצורי דרך בהפעלת עסק ישר. כל התוכנות חייבות להיות חוקיות ומורשות כראוי. כל ניסיון לחסוך בנושא יוביל להוצאות כספיות גבוהות יותר בהמשך ונזקים או עיכובים טכנולוגיים בהתפתחות הארגון.
קיפאון מקצועי
כמה זה רע?
ההערכה היא כי צוות משרד ממוצע מבין ומכיר כ- 25% מהתכונות והאפשרויות הזמינות ביישומי התוכנה הקיימים במשרד ואינם מעורים כלל באפשרויות הזמינות להם בכלל השוק, מה שמוביל להערכה כי בערך 75% מהתכונות והפונקציות החדשות שמוטמעות בתוכנות נותרות ללא שימוש ( דוגמא נפוצה לכך היא תוכנת מיקרוסופט EXCEL הקיימת בכל משרד כמעט שהיא בעלת כלים מדהימים לעסק שנמצאים בשימוש מועט או שטחי, ללא היכרות מעמיקה עם היכולות הטמונות בה לשיפור תפקוד וניהול העסק).
כתוצאה מכך, אלמנט חוסר היעילות הופך להיות מאוד מהותי בארגון. תהליכים רבים מתנהלים באופן מיושן, ידני בחלק מהותי מהתהליך, גוזל זמן רב ומיותר ומכיל מרכיב גבוה של סבירות לטעויות .
משימות שניתן להשלים במהירות ע"י שימוש בכלים חדשים, מתנהלות באיטיות וצורכות זמן ומשאבים רבים ללא צורך, כולל משימות שגרתיות ורוטיניות החוזרות על עצמן בתדירות גבוהה ואפילו יומית.
חשוב מאוד להבין ולהטמיע תהליך מתמיד של שיפור והתייעלות תוך כדי בחינה וחיפוש מתמיד אחר שיפורים טכנולוגיים שיכולים לייעל את פעילות הארגון. הנהלת הארגון חייבת לקבל על עצמה את האחריות לנושא ולהשקיע בקידום ושיפור מקצועי של צוות העובדים. הפתגם הבנאלי והישן: "מי שלא הולך קדימה , הולך אחורה" פועם, בועט ורלוונטי גם היום.
כשלי אבטחה
עסקים קטנים ובינוניים רבים אינם מודעים לסיכונים, או אינם לוקחים ברצינות ראויה את הסיכונים, הקיימים לרשת המחשוב, כשבפועל מדובר בסקטור שנפגע הכי הרבה ומהווה את מקור ההכנסה העיקרי של עברייני הרשת. האקרים יצרו אינספור תוכנות הסורקות אוטומטית את האינטרנט בחיפוש אחר כשלי אבטחה, שרתים נגישים, מחשבים פרוצים וכל אפשרות להדביק בנוזקה ולנצל .
למרבה הצער , עסקים רבים בכל העולם נופלים קורבן לפריצות אלו והכסף שמרוויחים עברייני הרשת הינו גבוה מאוד. המוטיבציה בקרב הפורצים עולה וכך גם סכנת הפריצה לרשתות מחשוב עסקיות. העסק שלא היה מוכן להשקיע סכומים לא גבוהים בשיפור מערך המחשוב והאבטחה, עלול למצוא עצמו משקיע סכומים גבוהים מאוד על מנת לשחזר ולשקם מידע ולצמצם נזקים שנגרמו מהפריצה הן בהיבט האינפורמציה החשובה לפעילות והן בהיבט אמון הלקוחות.
הבשורה הטובה היא כי חברות האבטחה הגדולות זיהו את הפוטנציאל הכמותי של מגזר ה- SMB, ויצאו במוצרים המתאימים לעסקים קטנים. חברות אנטי וירוס כמו ESET, או חברות מוצרי חומרה משולבת כמו צ'ק-פוינט , פורטינט וכמוהם , משקיעות משאבים ומאמצים גדולים בשיפור מוצריהם ועדכונם, כך שעסק קטן יכול ליהנות במחיר נמוך עד סביר ממוצרי אבטחה ברמה מקצועית גבוהה המתעדכנים אוטומטית ומצמצמים מהותית את הסיכונים.
כמה צעדים פשוטים שניתן לבצע בעזרת מנהל הרשת או חברת שרותי המחשוב לעסקים נוספים ישדרגו בעוד מדרגה את רמת האבטחה כמו: יישום מדיניות סיסמאות לכל משתמש וציוד, עדכון מערכות הפעלה ותוכנות אבטחה , הסרת תוכנות המהוות פרצה , הגבלת שימוש אישי במייל ארגוני וכדומה.
אסטרטגית גיבוי לקויה
למרות המבחר המגוון הקיים לשיטות ואפשרויות גיבוי , עסקים רבים אינם מגבים באופן ראוי את המידע ומתעוררים רק לאחר הצורך בשחזור מסיבות כאלה ואחרות. הסטטיסטיקה מגלה שנזק לנתונים גורם להשבתה של בערך 50% מהפעילות העסקית, ובמצטבר, אובדן הנתונים עולה בממוצע בכ-18 ימי פרודוקטיביות לארגון.
אפשרויות הגיבוי הרלוונטיות היום מרובות והבחירה צריכה להיות משוקללת בהתאם לצורכי הארגון והעלויות. הצעד הראשון והחשוב במסלול זה הוא לבחור ממונה על הנושא, הבקיא במידע החשוב לגבות, השיקולים לביצוע הגיבוי והמעקב אחר תקינות הביצוע.
נציין כמה נקודות חשובות בנושא מתוך ניסיוננו בצרכי הגיבוי לעסקים:
- בחירת המידע – יש לבחור את המידע החשוב. בחירה זו יכולה לנוע בין כמה תיקיות חשובות ועד לגיבוי מלא של כל המערכת לצורך שחזור מהיר למקרה של תקלת חומרה. השיקול יהיה משולב בשיקולי עלות מתוך ידיעה שככל שהנפח גדול יותר כך גדלה עלות משאבי הגיבוי הנדרשים.
- ניתוח הסיבות והמטרות – נדרשת הסכמה ותיאום בין נציג המחשוב המגבה ובין נציג הלקוח על הסיבות והמטרות של הגיבוי. גיבוי מידע כהגנה על כשל חומרה או מפני פרצת אבטחה שונה בבסיס הראיה מגיבוי מידע המגן בפני זליגת מידע ע"י עובד סורר. מסיבות ומטרות הגיבוי ייגזרו הגדרות חשובות כמו אילו תיקיות, באיזו תדירות, כמה ימים וכמה גרסאות אחורה לשמור, וכן היבטים נוספים של מה חשוב לשחזר ובאיזו מהירות.
- בחירת החומרה והתוכנה – במידה והגיבוי יהיה מקומי באתר הארגון, תידרש רכישה של חומרה ותוכנה המבצעת את הגיבוי. יתרון מהותי לקונספציה זו הוא העלות הנמוכה יחסית לנפח גיבוי גדול, החיסרון יהיה בצורך במעורבות גבוהה יותר של אחד העובדים, מה שמחזיר שילוב של גורם אנושי לתפעול היומי, ואת הצורך בפתרון של הוצאת המידע פיזית במקרים של שריפה, גניבה, נזקי מים וכדומה. האלטרנטיבה הנפוצה היום היא לבחור בגיבוי בענן הפותר את חסרונות הגיבוי המקומי אולם בעלות גבוהה יותר המתאימה לנפחים קטנים עד בינוניים.
- שיקולים נוספים ומיוחדים – לכל ארגון צרכים ומאפיינים ייחודיים ובמקרים מסוימים הגיבוי צריך לשקף זאת. חומרים ומיילים הנמצאים בענן בדרך כלל מגובים ברמה בסיסית ע"י הגורם המאחסן אולם אינם מגובים בפני פריצות, נעילות או מחיקות משתמשים ויש לשקול עובדה זו במכלול השיקולים.
בעיקרון חשוב לזכור כי עסקים היום הם בעצם העובדים ומערכת המחשוב. לא נתיימר לייעץ בנושאי כוח אדם אולם בנוגע למחשוב בהחלט נמליץ למנהלים:
"שימו תשתית טובה לצמיחה , מקסימום תצליחו …"
רוצים לקבל הצעת מחיר אטרקטיבית לשירותי IT יעילים מאי פעם? בכל שאלה בנושא אתם מוזמנים לפנות אלינו
